Med vänlig hälsning är det trygga valet
Hej! Så går det att inleda nästan vilket mejl som helst. Men det finns inget facit för vad som är bäst.
Bild: Istockphoto
Mejl är för svenskarna det viktigaste sättet att kommunicera på jobbet. Ändå tycker sju av tio att det är svårt att hitta lämpliga formuleringar. Det visar en undersökning utförd av Kantar Sifo på uppdrag av Strato.
Det är mycket som både irriterar och komplicerar. Tonen ska varken vara för formell eller för informell, texten får inte vara för lång och ämnesraden bör vara omedelbart begriplig. Dessutom finns det många fällor att undvika: stavfel, grammatikmissar och VERSALER SOM FÅR DET ATT SE UT SOM ATT SKRIBENTEN SKRIKER.
Men undersökningen visar att svenskarna åtminstone är någorlunda överens om vissa saker. En är att inleda mejl enligt mönstret Hej Anders, eller Hej Anders! Själv föredrar jag i jobbsammanhang att inte använda förnamn i hälsningsfrasen. Språkrådet nämner i Svenska skrivregler Hej! som vanligast följt av Hej, men listar också Hej. som ett alternativ. Den senare varianten skulle jag undvika. Inför EU-valet 2009 vände sig dåvarande statsministern Fredrik Reinfeldt till svenska folket i en kampanj. Men hans inledande Hej. följt av Kan jag ringa dig i morgon? uppfattades av många som statsmannastelt när hälsningen med punkt krockade med det personliga tilltalet i den andra meningen.
”Det personliga tilltalet är närmast slentrian i dag”
Många andra är skeptiska till att inkludera förnamn i hälsningen. Den insomnade etikettexperten Magdalena Ribbing avrådde från detta i en spalt i Dagens Nyheter: ”Börjar du med Hej Förnamn ska du ha en relation till adressaten, ni måste känna till varandras existens i alla fall. Annars blir det som reklamutskick!” En liknande rekommendation ger Siv Strömquist i Skrivboken: ”Skriv inte ’Hej Cilla’ till personalchefen på det företag där du hoppas få praktikplats. Om du inte känner henne förstås.”
Det personliga tilltalet är närmast slentrian i dag och kommer ofta på köpet när mejlprogram används för massutskick. Hej Anders! från en obekant avsändare riskerar alltså att ge mottagaren telefonförsäljarvibbar. Personligen anser jag därför att Magdalena Ribbings och Siv Strömquists råd att ransonera förnamnshälsningarna är klokt – i synnerhet om avsändaren faktiskt är ute efter att sälja något. Om det däremot är en läsare som skriver Hej Anders! signalerar det för mig en gemenskap som till skillnad från säljarens låtsade intimitet känns genuin och trevlig.
Men det finns inget facit. Valet av hälsningsfras är en fråga om situation, smak och stil. Att vi ofta tycker olika om vad som är lämpligt kan vara ett skäl att i jobbet och andra mer officiella sammanhang välja ett enkelt Hej! – en hälsning som bör funka lika bra till en anonym handläggare på Skatteverket som till halvbekanta i en förening.
En av sju svenskar stör sig dock på hälsningsfraser som betraktas som standardiserade eller oengagerade. Det går helt enkelt inte att göra alla nöjda. Den som mejlar bör enligt Svenska skrivregler ”tänka på att anpassa språk och stil till situationen och mottagaren”. Det vattentäta receptet för sådana texter är dock alltjämt okänt.
Avslutningsfrasen skapar enligt undersökningen mindre bekymmer. En majoritet föredrar Med vänliga hälsningar eller Vänliga hälsningar oavsett vem avsändaren är. Siv Strömquist beskriver Med vänliga hälsningar som en neutral ”avslutningsmarkör” som egentligen inte betyder något särskilt.
Förkortningen Mvh riskerar däremot att uppfattas som kort och nonchalant. Den som skriver till en bekant eller en kollega behöver inte vara lika formell. I sådana situationer är Allt gott! och Trevlig helg! uppskattade avslutningar som kanske är lämpliga till föreningsmedlemmar men knappast till en myndighet.
”Den här typen av misstag kan få avsändaren att framstå som slarvig”
Hela 59 procent – vilket är mest i hela undersökningen – uppger att dom stör sig på stavfel och bristande grammatik i mejl. Den här typen av misstag kan få avsändaren att framstå som slarvig eller okunnig. Att läsa igenom – gärna högt om det går – ett viktigt mejl åtminstone en gång brukar vara en försäkring mot dom värsta missarna.
I vissa situationer är stavfel och grammatiska grodor värre än andra. Handläggaren på Skatteverket ska bemöta alla på samma sätt vare sig avsändaren skriver som en kratta eller som en kriarättare. Men den som ska tillsätta en ledig tjänst kan däremot få intrycket att en arbetssökande som strösslar med språkfel är mindre lämplig för jobbet. För den som känner sig osäker kan både rättstavningsfunktioner och vänner som får agera korrekturläsare uträtta små underverk.
Det kanske allra svåraste i ett mejl till en obekant person är dock tonträffen. Siv Strömquist talar om att det därför är ”tryggt att luta sig mot praxis” i formella sammanhang. Och Hej! i sällskap av Med vänliga hälsningar är alltså mittfårevalet för den som vill undvika risken att framstå som såväl töntigt torr som infantilt informell.
Anders Svensson är chefredaktör på Språktidningen.
Läs fler skrivtips:
