Skapa ett eget event
Är litteraturlivet på din ort för magert? Saknar du ett sammanhang för din favoritgenre? Vill du ordna en skrivarkurs? Så här kan du ordna ett evenemang.
Du tycker att det saknas något. Ett arrangemang där du hade velat sitta i publiken. Eller stå på scen. Något för dem som gillar böcker. Eller skriver dem.
Du börjar fundera på om det låter sig göras. Pratar med några likasinnade. Tillsammans bestämmer ni er för att arrangera – exempelvis – en lokal litteraturfestival, med några nationellt kända författare och några lokala hjältar, en workshop om skrivande och ett antal bord för bokförsäljning.
Här är grunderna som ni ska tänka på:
Vilka är ni?
En idé kan komma ur vilken mylla som helst. Har den bara uppstått i ditt eget huvud bör du fundera över vilka andra som kan vara intresserade av att hjälpa till och vilka kompetenser som behövs. Lite enklare blir det om ni redan har ett gäng som fungerar bra ihop: ett informellt sådant (som en bokcirkel, skrivargrupp eller Facebookgrupp) eller ett mer strukturerat (som en kulturförening eller folkhögskola). Nyligen startades exempelvis ett samarbete mellan tolv etablerade västsvenska spänningsförfattare, under namnet Modus Operandi, som redan har lanserat sitt första evenemang, ”Julmord”, med scensamtal och signering.
När man ska söka samarbeten och bidrag är det ofta lättare, ibland till och med ett krav, att arrangören är en juridisk person – det vill säga en förening, ett företag eller en stiftelse, som bland annat har rätt att teckna avtal. Litteraturfestivaler arrangeras till exempel ofta av en ideell förening. Om en juridisk person ansvarar för arrangemanget skyddas du som privatperson också bättre mot ekonomiska förluster och olyckshändelser.
Vad ska ni erbjuda?
Har någon annan möjligen fått samma idé som du? Skrivas guide till svenska litteraturfestivaler listar återkommande arrangemang som varar minst en heldag. Guiden visar att två typer är de vanligaste:
- festivaler som har en lokal prägel. Ofta samsas några nationellt etablerade namn med lokala författare. Ibland ges även exempelvis skolelever och skrivarkursdeltagare möjlighet att framträda eller visa upp sina alster.
- tematiska festivaler, som fokuserar på exempelvis facklitteratur, feelgood, noveller eller barn- och ungdomslitteratur.
De förstnämnda arrangemangen har förutsättningar att locka en bred allmänpublik från närområdet.
De senare har en smalare men mer engagerad målgrupp och kan locka besökare från hela landet – även om de lokala besökarna ändå oftast kommer att utgöra majoriteten. När Skriva arrangerat tematiska kursdagar som Skriva feelgood, Skriv ett liv och Skriva crime har omkring hälften av besökarna kommit från orten där evenemanget arrangerats (Stockholm eller Göteborg), ytterligare en del från närområdet och ungefär en tredjedel från resten av landet.
Fundera också över konkurrensen. På en liten ort kan man bjuda på lite av allt, i en större stad är det lämpligt att hitta en tydligare nisch. Datum är också viktigt. Undvik krockar med andra stora kulturarrangemang i din stad. Eller tänk tvärtom: haka på när publik och författare redan är på plats – i samband med Bokmässan i Göteborg arrangerar till exempel många andra kulturaktörer sidoaktiviteter.
En annan konkurrent kan vara årstidsbundna rutiner. Helgerna före jul är svåra eftersom många är uppbokade med julfester, luciafiranden och glöggmingel. Detsamma gäller sommaren, då många reser bort. Men även här kan utmaningarna vändas till en fördel: den relativt nystartade sakprosafestivalen Sakli(g)t, som äger rum utanför Simrishamn i månadsskiftet juli/augusti, drar nytta av att Sveriges kulturintresserade gärna häckar på Österlen på sommaren. Arrangörerna har dessutom förlagt merparten av programmet till en vacker utomhusomgivning.
Hur når ni ut?
Först: se till att lansera arrangemanget i god tid. Många har kalendrarna fulla och det tar tid att bygga kännedom. Tre månader är ett minimum, sex månader ännu bättre. Vilket betyder att förberedelserna måste dra igång ytterligare några månader tidigare (tidshorisonten skiljer sig förstås beroende på arrangemang).
Bestäm från början hur långt ni måste ha nått för att lansera. Ni behöver till exempel ha lokalen klar. Däremot inte ett fullständigt program, tvärtom kan det vara bra att släppa nyheter och namn efter hand. Men ni ska ha så mycket på fötterna att arrangemanget framstår som trovärdigt och attraktivt från början. Det är extra viktigt eftersom uppmärksamheten och biljettförsäljningen nästan alltid blir som störst vid lansering och sedan de sista dagarna innan arrangemanget äger rum. Under mellanperioden gäller det framför allt att hålla grytan kokande.
Ett litet arrangemang behöver kanske inte ett större skyltfönster än en Facebooksida. Men normalt är det bästa att kombinera sociala medier med en hemsida för den viktigaste och mer tidlösa informationen. Försök inte finnas på alla plattformar, det är bättre att hinna uppdatera och svara regelbundet på ett eller två ställen.
”Om en juridisk person ansvarar för arrangemanget skyddas du som privatperson bättre”
Sök också draghjälp av andra. Ni kan samarrangera med exempelvis en bokhandel eller ett bibliotek, som i sin tur kan nå ut till sin trogna publik. På en mindre ort kan ni tänka ännu bredare, utifrån var folk träffas. Bygdegården? Ica-butiken? Kyrkan? Får ni sätta upp affischer? Vill de samarbeta mer än så? Ta kontakt och bygg ett nätverk.
Förse dem som ska medverka i programmet med information och bilder, så att de kan föra ut budskapet i sina sociala medier. Författarna vill ju lika mycket som arrangörerna dra en stor publik.
Riktar ni er till en nationell publik vill ni ta reda på var de engagerade samlas. Det finns Facebookgrupper, nyckelpersoner, poddar och ibland föreningar inom de flesta litterära genrer.
Kontakta också media, exempelvis lokala tidningar och radio- och tv-redaktioner, och fråga om de vill göra artiklar eller inslag inför arrangemanget – eller reportage på plats. När ni kontaktar redaktionerna – formulera ett kort och kärnfullt pressmeddelande där ni lyfter fram höjdpunkterna, och se till att era kontaktuppgifter är tydligt utskrivna.
Ekonomin då?
Det tar tid att få ekonomiskt stöd, både att göra ansökningarna och att vänta in beskeden. Genom att klicka er runt bland litteraturfestivaler hittar ni exempel på potentiella sponsorer och partners. Kommuner, regioner (som också ansvarar för viss fördelning av statliga medel), Kulturrådet och Svenska Akademien är några återkommande finansiärer.
Den andra stora intäktsmöjligheten är biljettintäkter. En skrivardag kan kosta 1 000 kronor för en dag, en skrivarresa till utlandet 25 000. Litteraturfestivaler brukar ta några hundralappar för entrén och vissa evenemang är gratis, inte minst de kommunala.
Fördelen (utöver intäkterna) med att sälja biljetter, och att göra det i förväg, är att ni får en tydlig bild av intresset och kan anpassa antal platser, förfriskningar och annat. Ni får också på ett naturligt sätt tillgång till besökarnas mejladresser, vilket gör att ni kan hålla kontakten med dem inför och efter evenemanget.
”Under själva dagen kan ni inte göra mycket annat än att hålla tummarna. Och kom ihåg att ha kul!”
Utställningsytor för lokala författare och andra aktörer kan också skapa mer intresse och ge intäkter, liksom en anslutande skrivarworkshop med exempelvis en författare som redan är på plats. Försäljningen av de etablerade författarnas böcker brukar ofta skötas av en lokal bokhandel.
Samtidigt är det inte de stora intäkterna utan de små utgifterna som lär få din budget att gå ihop. Sök efter en gratis eller billig lokal genom samarbete; ett kafé eller en restaurang kan vara glada över att få gäster vid en tidpunkt då det normalt är stängt eller väldigt tomt. Titta på alla andra kostnader. Ska ni som är huvudansvariga ha betalt – i så fall hur mycket? Kan ni locka volontärarbetare? Finns det något ställe där ni kan använda befintlig teknik? Kan förlagen betala resekostnader för de medverkande författarna?
Hur genomför ni dagen?
Precis som på ett bröllop eller en 50-årsdag ska ni se till att de närmast inblandade inte behöver bära stolar och servera kaffe. Som ansvariga arrangörer ska ni ägna er åt föreläsare och publik, och kunna rycka ut om något oförutsett händer. Så om ni inte har haft volontärer som arbetat under förberedelserna är det bra att engagera sådana nu.
Gör en ordentlig genomgång i förväg kring tidsschema och ansvarsområden. Redan i programplaneringen bör ni skapa luft i schemat. Besökarna kommer att vilja sträcka på benen, mingla och fika – och ni själva vill ta höjd för föreläsare som drar över och teknik som strular.
Presentera innehåll och vad folk kan förvänta sig på ett tydligt sätt när dagen börjar. Tacka lika tydligt i andra änden, och säg till om ni vill att besökarna ska lämna kontaktuppgifter eller utvärdera.
Däremellan händer allt annat, och under själva dagen kan ni inte göra mycket annat än att hålla tummarna. Förberedelserna kan däremot aldrig bli för noggranna. Säkerställ att föreläsare kommer att tala om det som sägs i programmet, undersök i förväg vad de har för tekniska behov, påminn dem om att anlända i god tid. Fundera på publikens behov vad gäller garderob, boende och så vidare.
Framför allt, när dagen kommer: ha kul!
Det smittar.
Och efteråt?
Det här vill ni väl göra om? Tänk så mycket lättare det är att upprepa, och förbättra, ett arrangemang när man redan har hittat en publik och gjort alla nybörjarmisstagen.
Visst är det förståeligt om ni vill pusta ut efter att allt är avklarat, men ta gärna tag i några saker i direkt anslutning till arrangemanget:
- Tacka besökarna på nytt. Uppdatera hemsida och sociala medier, och skicka mejl. Be dem höra av sig med synpunkter, och flagga för att ni satsar på en fortsättning. Kanske kan de redan nu erbjudas rabatt eller någon annan fördel till nästa gång. Besökarna är era bästa ambassadörer, och det är dessutom lättare att behålla den publik man redan har än att hitta nya intresserade.
- Tacka alla som hjälpt till. På något sätt vill ni säkert sätta punkt internt. En medarbetar-, partner och författarmiddag redan samma kväll? Kanske en ny träff med medarbetarna på den lokala krogen några månader senare.
- Utvärdera. Detaljminnet suddas ut förvånansvärt snabbt. Samla därför de närmast inblandade redan veckan efter arrangemanget och notera vad som fungerade bra och vilka saker som kan förbättras. Beta av område för område: Innehåll, Marknadsföring, Lokalen, Samarbeten och så vidare.
- Kratta manegen. Även om ni inte har alla bitar på plats för att ta beslut om en fortsättning – kontakta era viktigaste partners för att berätta hur det gick, be dem om feedback och säg att ni hoppas på ett samarbete även nästa gång.
OCH TILL SIST: visa utåt att ni finns kvar. Förvånansvärt många litteraturfestivaler och andra arrangemang går inte ens att hitta på nätet mellan varven, eller så upphör sajt och sociala medier att uppdateras. En miniminivå är kontaktuppgifter, grundinformation om evenemanget, några meningar om att ni avser att komma tillbaka och kanske en tidpunkt då ni hoppas kunna ge klart besked.
Denna text publicerades först i Skriva, Sveriges enda pappersmagasin och heltäckande sajt om skrivande. Vill du testa Skriva hittar du ett bra erbjudande här.
Innehållet på denna webbplats är upphovsrättsligt skyddat.
Du tycker att det saknas något. Ett arrangemang där du hade velat sitta i publiken. Eller stå på scen. Något för dem som gillar böcker. Eller skriver dem.
Du börjar fundera på om det låter sig göras. Pratar med några likasinnade. Tillsammans bestämmer ni er för att arrangera – exempelvis – en lokal litteraturfestival, med några nationellt kända författare och några lokala hjältar, en workshop om skrivande och ett antal bord för bokförsäljning.
Här är grunderna som ni ska tänka på:
Vilka är ni?
En idé kan komma ur vilken mylla som helst. Har den bara uppstått i ditt eget huvud bör du fundera över vilka andra som kan vara intresserade av att hjälpa till och vilka kompetenser som behövs. Lite enklare blir det om ni redan har ett gäng som fungerar bra ihop: ett informellt sådant (som en bokcirkel, skrivargrupp eller Facebookgrupp) eller ett mer strukturerat (som en kulturförening eller folkhögskola). Nyligen startades exempelvis ett samarbete mellan tolv etablerade västsvenska spänningsförfattare, under namnet Modus Operandi, som redan har lanserat sitt första evenemang, ”Julmord”, med scensamtal och signering.
När man ska söka samarbeten och bidrag är det ofta lättare, ibland till och med ett krav, att arrangören är en juridisk person – det vill säga en förening, ett företag eller en stiftelse, som bland annat har rätt att teckna avtal. Litteraturfestivaler arrangeras till exempel ofta av en ideell förening. Om en juridisk person ansvarar för arrangemanget skyddas du som privatperson också bättre mot ekonomiska förluster och olyckshändelser.
Vad ska ni erbjuda?
Har någon annan möjligen fått samma idé som du? Skrivas guide till svenska litteraturfestivaler listar återkommande arrangemang som varar minst en heldag. Guiden visar att två typer är de vanligaste:
- festivaler som har en lokal prägel. Ofta samsas några nationellt etablerade namn med lokala författare. Ibland ges även exempelvis skolelever och skrivarkursdeltagare möjlighet att framträda eller visa upp sina alster.
- tematiska festivaler, som fokuserar på exempelvis facklitteratur, feelgood, noveller eller barn- och ungdomslitteratur.
De förstnämnda arrangemangen har förutsättningar att locka en bred allmänpublik från närområdet.
De senare har en smalare men mer engagerad målgrupp och kan locka besökare från hela landet – även om de lokala besökarna ändå oftast kommer att utgöra majoriteten. När Skriva arrangerat tematiska kursdagar som Skriva feelgood, Skriv ett liv och Skriva crime har omkring hälften av besökarna kommit från orten där evenemanget arrangerats (Stockholm eller Göteborg), ytterligare en del från närområdet och ungefär en tredjedel från resten av landet.
Fundera också över konkurrensen. På en liten ort kan man bjuda på lite av allt, i en större stad är det lämpligt att hitta en tydligare nisch. Datum är också viktigt. Undvik krockar med andra stora kulturarrangemang i din stad. Eller tänk tvärtom: haka på när publik och författare redan är på plats – i samband med Bokmässan i Göteborg arrangerar till exempel många andra kulturaktörer sidoaktiviteter.
En annan konkurrent kan vara årstidsbundna rutiner. Helgerna före jul är svåra eftersom många är uppbokade med julfester, luciafiranden och glöggmingel. Detsamma gäller sommaren, då många reser bort. Men även här kan utmaningarna vändas till en fördel: den relativt nystartade sakprosafestivalen Sakli(g)t, som äger rum utanför Simrishamn i månadsskiftet juli/augusti, drar nytta av att Sveriges kulturintresserade gärna häckar på Österlen på sommaren. Arrangörerna har dessutom förlagt merparten av programmet till en vacker utomhusomgivning.
Hur når ni ut?
Först: se till att lansera arrangemanget i god tid. Många har kalendrarna fulla och det tar tid att bygga kännedom. Tre månader är ett minimum, sex månader ännu bättre. Vilket betyder att förberedelserna måste dra igång ytterligare några månader tidigare (tidshorisonten skiljer sig förstås beroende på arrangemang).
Bestäm från början hur långt ni måste ha nått för att lansera. Ni behöver till exempel ha lokalen klar. Däremot inte ett fullständigt program, tvärtom kan det vara bra att släppa nyheter och namn efter hand. Men ni ska ha så mycket på fötterna att arrangemanget framstår som trovärdigt och attraktivt från början. Det är extra viktigt eftersom uppmärksamheten och biljettförsäljningen nästan alltid blir som störst vid lansering och sedan de sista dagarna innan arrangemanget äger rum. Under mellanperioden gäller det framför allt att hålla grytan kokande.
Ett litet arrangemang behöver kanske inte ett större skyltfönster än en Facebooksida. Men normalt är det bästa att kombinera sociala medier med en hemsida för den viktigaste och mer tidlösa informationen. Försök inte finnas på alla plattformar, det är bättre att hinna uppdatera och svara regelbundet på ett eller två ställen.
”Om en juridisk person ansvarar för arrangemanget skyddas du som privatperson bättre”
Sök också draghjälp av andra. Ni kan samarrangera med exempelvis en bokhandel eller ett bibliotek, som i sin tur kan nå ut till sin trogna publik. På en mindre ort kan ni tänka ännu bredare, utifrån var folk träffas. Bygdegården? Ica-butiken? Kyrkan? Får ni sätta upp affischer? Vill de samarbeta mer än så? Ta kontakt och bygg ett nätverk.
Förse dem som ska medverka i programmet med information och bilder, så att de kan föra ut budskapet i sina sociala medier. Författarna vill ju lika mycket som arrangörerna dra en stor publik.
Riktar ni er till en nationell publik vill ni ta reda på var de engagerade samlas. Det finns Facebookgrupper, nyckelpersoner, poddar och ibland föreningar inom de flesta litterära genrer.
Kontakta också media, exempelvis lokala tidningar och radio- och tv-redaktioner, och fråga om de vill göra artiklar eller inslag inför arrangemanget – eller reportage på plats. När ni kontaktar redaktionerna – formulera ett kort och kärnfullt pressmeddelande där ni lyfter fram höjdpunkterna, och se till att era kontaktuppgifter är tydligt utskrivna.
Ekonomin då?
Det tar tid att få ekonomiskt stöd, både att göra ansökningarna och att vänta in beskeden. Genom att klicka er runt bland litteraturfestivaler hittar ni exempel på potentiella sponsorer och partners. Kommuner, regioner (som också ansvarar för viss fördelning av statliga medel), Kulturrådet och Svenska Akademien är några återkommande finansiärer.
Den andra stora intäktsmöjligheten är biljettintäkter. En skrivardag kan kosta 1 000 kronor för en dag, en skrivarresa till utlandet 25 000. Litteraturfestivaler brukar ta några hundralappar för entrén och vissa evenemang är gratis, inte minst de kommunala.
Fördelen (utöver intäkterna) med att sälja biljetter, och att göra det i förväg, är att ni får en tydlig bild av intresset och kan anpassa antal platser, förfriskningar och annat. Ni får också på ett naturligt sätt tillgång till besökarnas mejladresser, vilket gör att ni kan hålla kontakten med dem inför och efter evenemanget.
”Under själva dagen kan ni inte göra mycket annat än att hålla tummarna. Och kom ihåg att ha kul!”
Utställningsytor för lokala författare och andra aktörer kan också skapa mer intresse och ge intäkter, liksom en anslutande skrivarworkshop med exempelvis en författare som redan är på plats. Försäljningen av de etablerade författarnas böcker brukar ofta skötas av en lokal bokhandel.
Samtidigt är det inte de stora intäkterna utan de små utgifterna som lär få din budget att gå ihop. Sök efter en gratis eller billig lokal genom samarbete; ett kafé eller en restaurang kan vara glada över att få gäster vid en tidpunkt då det normalt är stängt eller väldigt tomt. Titta på alla andra kostnader. Ska ni som är huvudansvariga ha betalt – i så fall hur mycket? Kan ni locka volontärarbetare? Finns det något ställe där ni kan använda befintlig teknik? Kan förlagen betala resekostnader för de medverkande författarna?
Hur genomför ni dagen?
Precis som på ett bröllop eller en 50-årsdag ska ni se till att de närmast inblandade inte behöver bära stolar och servera kaffe. Som ansvariga arrangörer ska ni ägna er åt föreläsare och publik, och kunna rycka ut om något oförutsett händer. Så om ni inte har haft volontärer som arbetat under förberedelserna är det bra att engagera sådana nu.
Gör en ordentlig genomgång i förväg kring tidsschema och ansvarsområden. Redan i programplaneringen bör ni skapa luft i schemat. Besökarna kommer att vilja sträcka på benen, mingla och fika – och ni själva vill ta höjd för föreläsare som drar över och teknik som strular.
Presentera innehåll och vad folk kan förvänta sig på ett tydligt sätt när dagen börjar. Tacka lika tydligt i andra änden, och säg till om ni vill att besökarna ska lämna kontaktuppgifter eller utvärdera.
Däremellan händer allt annat, och under själva dagen kan ni inte göra mycket annat än att hålla tummarna. Förberedelserna kan däremot aldrig bli för noggranna. Säkerställ att föreläsare kommer att tala om det som sägs i programmet, undersök i förväg vad de har för tekniska behov, påminn dem om att anlända i god tid. Fundera på publikens behov vad gäller garderob, boende och så vidare.
Framför allt, när dagen kommer: ha kul!
Det smittar.
Och efteråt?
Det här vill ni väl göra om? Tänk så mycket lättare det är att upprepa, och förbättra, ett arrangemang när man redan har hittat en publik och gjort alla nybörjarmisstagen.
Visst är det förståeligt om ni vill pusta ut efter att allt är avklarat, men ta gärna tag i några saker i direkt anslutning till arrangemanget:
- Tacka besökarna på nytt. Uppdatera hemsida och sociala medier, och skicka mejl. Be dem höra av sig med synpunkter, och flagga för att ni satsar på en fortsättning. Kanske kan de redan nu erbjudas rabatt eller någon annan fördel till nästa gång. Besökarna är era bästa ambassadörer, och det är dessutom lättare att behålla den publik man redan har än att hitta nya intresserade.
- Tacka alla som hjälpt till. På något sätt vill ni säkert sätta punkt internt. En medarbetar-, partner och författarmiddag redan samma kväll? Kanske en ny träff med medarbetarna på den lokala krogen några månader senare.
- Utvärdera. Detaljminnet suddas ut förvånansvärt snabbt. Samla därför de närmast inblandade redan veckan efter arrangemanget och notera vad som fungerade bra och vilka saker som kan förbättras. Beta av område för område: Innehåll, Marknadsföring, Lokalen, Samarbeten och så vidare.
- Kratta manegen. Även om ni inte har alla bitar på plats för att ta beslut om en fortsättning – kontakta era viktigaste partners för att berätta hur det gick, be dem om feedback och säg att ni hoppas på ett samarbete även nästa gång.
OCH TILL SIST: visa utåt att ni finns kvar. Förvånansvärt många litteraturfestivaler och andra arrangemang går inte ens att hitta på nätet mellan varven, eller så upphör sajt och sociala medier att uppdateras. En miniminivå är kontaktuppgifter, grundinformation om evenemanget, några meningar om att ni avser att komma tillbaka och kanske en tidpunkt då ni hoppas kunna ge klart besked.
Denna text publicerades först i Skriva, Sveriges enda pappersmagasin och heltäckande sajt om skrivande. Vill du testa Skriva hittar du ett bra erbjudande här.
Innehållet på denna webbplats är upphovsrättsligt skyddat.
